Il termine fattura proforma non sempre ha un significato immediatamente chiaro. Esso indica un documento che occorre per effettuare delle spedizioni senza fini commerciali dall’Italia verso Paesi esteri, redatto allo scopo di fornire alle autorità doganali i dati riguardanti la spedizione. Viene allegata al pacco contenente regali o oggetti adibiti all’uso personale destinati a stati esterni all’Unione Europea, e per questo motivo tutte le informazioni contenute in questo documento devono essere riportate in inglese, o tutt’al più nella lingua parlata nella destinazione finale. In particolare, questi dati riguardano cosa si sta esportando, indicano quanti più dettagli possibile (in tal modo si evita che gli agenti doganali trattengano il pacco per ulteriori controlli, il che sarebbe fonte di ritardi nella spedizione); il perché lo si sta facendo (deve di conseguenza essere dichiarato chiaramente che il prodotto non viene trasportato per essere venduto); il destinatario che riceverà la merce; il valore di quest’ultima, che deve in ogni caso essere riportato nonostante l’intenzione non sia la vendita.
Fattura proforma e fattura commerciale: quali sono le differenze?
Come accennavamo in precedenza, la fattura proforma per un privato deve essere necessariamente allegata a un pacco che viene spedito al di fuori dell’Unione Europea, poiché questo documento è necessario per fornire delle informazioni relative al contenuto e al suo valore. Senza di esso sarà molto probabile che il pacco venga trattenuto per tempi prolungati, e procedere al suo rapido sdoganamento sarà impossibile. Tuttavia, è bene operare una distinzione tra due tipologie di fattura: quella proforma e quella commerciale. La scelta corretta della tipologia di fattura dipende dallo specifico caso, in base allo scopo della propria spedizione. Ad esempio, se ciò che desideri è spedire un regalo a degli amici o dei parenti che si trovano in uno stato non membro dell’Unione Europea, ti sarà sufficiente compilare il modello della fattura proforma.
Vediamo dunque nel dettaglio la differenza tra proforma e fattura commerciale. La prima serve, appunto, per la merce non destinata alla vendita, come nel caso in cui si vogliano inviare dei regali, dei campioni gratuiti, il prodotto necessiti di una riparazione o ancora non sia stata eseguita la transizione del pagamento. La seconda, invece, si applica a pacchi contenenti articoli da commerciare, e serve per determinare i dazi doganali relativi al contenuto. A differenza della fattura proforma, questa deve obbligatoriamente essere identificata da un numero progressivo e non può essere modificata una volta che è stata emessa.
La fattura proforma per l’esportazione, dunque, comporta diversi vantaggi, tra cui la possibilità di modifica, redigendo una seconda che annullerà quella emessa in precedenza, perciò sarà molto semplice rimediare a eventuali errori. Inoltre, in presenza di emissione di una simile fattura, l’emittente non dovrà corrispondere alcun onere fiscale fino al momento in cui la transazione finanziaria non sarà avvenuta. Pertanto, se gestisci un’attività di commercio di merce, emettere una fattura proforma prima di aver ricevuto il pagamento, potrebbe rivelarsi molto utile. Dopodiché, una volta pervenuta la somma che ti sarà dovuta, dovrai emettere una fattura elettronica o in formato cartaceo di tipo commerciale. Solo a seguito di ciò sarai tenuto a dover assolvere obblighi fiscali quali IVA e tasse.
Come compilare una fattura proforma
Giungendo ora al nocciolo della questione, il primo passo da compiere per procedere alla compilazione, è effettuare il download del fac-simile della fattura proforma che giungerà in dogana, che può essere trovato come modello gratis in Excel, PDF o Word. In questo modo potrai avere un esempio della fattura proforma per l’estero da compilare in uno schema già impostato, che dovrai semplicemente modificare riempiendo i campi bianchi del modello di fattura proforma trovato online.
Tuttavia, rispetto alla fattura commerciale, la fattura proforma destinata alla dogana necessita di alcune accortezze. Ad esempio, deve riportare in modo chiaro la dicitura PROFORMA INVOICE. Insieme a questo, deve essere riportata anche una formula che attesta che il documento non può essere considerato un documento commerciale, che verrà tuttavia emesso una volta corrisposto il pagamento. Infine, ricordati che il documento verrà letto da un funzionario straniero, e quindi deve essere scritto in inglese.
La piattaforma iospedisco.it si occupa della compilazione di tutti i documenti necessari per la riuscita della spedizione e guida gli utenti a produrre tutto il necessario per la spedizione.
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